Quy định giao nhận hàng hóa

QUY ĐỊNH

GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Điều 1: Biên nhận gửi hàng.

1. Biên Nhận Gửi Hàng được mặc định xem như một hợp đồng giao nhận hàng hóa giữa Công ty và khách hàng.
2. Nội dung chính của Biên Nhận Gửi Hàng phải có đủ các thông tin sau:

- Người gửi: Tên hoặc họ tên, số điện thoại.

- Người nhận:  Họ tên, số điện thoại, địa chỉ giao tận nơi nếu có.

- Hàng hóa: Tên hàng hóa, màu sắc, quy cách, số lượng, trị giá hàng hóa.

- Phương thức giao nhận và thanh toán: Giao tận nơi hay tự đến trạm nhận, nợ cước hay trả ngay.

- Phương thức bảo quản: Hàng bình thường hư bể không bồi thường, hàng dễ vỡ, hàng có giá trị cao cần bảo quản.

- Những quy định cơ bản kèm theo.

- Biên nhận gửi hàng có giá trị 7 ngày, sau 7 ngày nếu chưa nhận được hàng, Khách đi gửi phải mang Biên nhận ra trạm gửi liên hệ khiếu nại. Khi đó trạm gửi sẽ lập Biên Bản khiếu nại ghi nhận lại sự việc thực hiện đúng Quy trình giải quyết khiếu nại. Lúc này Biên nhận được mặc định là Biên nhận khiếu nại hợp lệ, nếu sau 7 ngày khách không mang Biên nhận đến khiếu nại thì xem như Biên nhận không hợp lệ, Công ty có quyền từ chối khiếu nại.

Điều 02: Khách gửi:

1. Cung cấp đầy đủ thông tin trên Biên nhận gửi hàng. Kiểm tra kỹ Biên nhận gửi hàng, có quyền yêu cầu nhân viên giao nhận điều chỉnh lại. Mọi thắc mắc không giải quyết sau khi quý khách rời khỏi Công ty.
2. Cam kết không gửi hàng quốc cấm, vũ khí, văn hóa phẩm độc hại, hàng không có chứng từ hợp pháp chứng minh nguồn gốc.
3. Hàng tanh hôi phải có thùng xốp đóng kín sau khi được kiểm tra.
4. Xe gắn máy phải tự tháo kính hậu, rút hết xăng để đề phòng hư gãy, cháy nổ.
5. Tự giác kê khai trị giá hàng hóa, trường hợp khách không kê khai Nhân viên tiếp nhận hàng hóa sẽ tự ấn định trị giá hàng hóa vào phần tên hàng phù hợp với hình dạng của hàng hóa.
6. Không gửi bưu phẩm, bưu kiện nằm trong Danh mục cấm gửi.
7. Không để tiền, vàng bạc, đá quý, điện thoại, trang sức có trị cao vào bưu phẩm, bưu kiện.
8. Không gửi Bưu phẩm, bưu kiện chứa nhiều địa chỉ nhận khác nhau.

Điều 03: Khách nhận:

1. Khách nhận hàng là cá nhân phải xuất trình Chứng minh nhân dân, Chứng minh quân nhân, Passport hoặc Giấy phép lái xe.
2. Khách nhận là đại diện cho tổ chức phải có giấy giới thiệu của Tổ chức và giấy tờ tùy thân được ghi trên Giấy giới thiệu.
3. Cung cấp đầy đủ thông tin giao dịch trên Biên nhận lúc gửi hàng khi được Nhân viên giao nhận yêu cầu.
4. Đối với hàng hóa là vật nuôi, hàng lạnh, trái cây, thức ăn phải đến nhận trong ngày.
5. Không giải quyết bất kỳ sự cố gì xảy ra sau khi khách mang hàng ra khỏi phạm vi Công ty.

Điều 04 : Đơn vị kinh doanh:

1. Trang bị kinh doanh:

- Trạm phải trang bị đầy đủ các thiết bị, văn phòng phẩm, phục vụ kinh doanh như, máy bắn mã vạch, máy vi tính, máy in, máy fax, camera ghi hình. Trường hợp xảy ra thất lạc hàng hóa tại trạm mà không có video ghi hình lại hay chứng từ ghi chép lại Công ty sẽ không hỗ trợ giải quyết.

- Trang bị kho bãi để tập kết hàng hóa nơi khác đến để trung chuyển hàng hóa hộ trạm khác.

 - Đảm bảo cho phương tiện vận tải lưu thông trong phạm vi địa bàn kinh doanh. Nếu để xe bị cơ quan chức năng kiểm tra, giam giữ hàng hóa phải tự liên hệ với cơ quan chức năng lãnh hàng về cho khách và chịu phí thiệt hại kinh doanh 1.000.000đ/ 1 ngày nếu để phương tiện bị giam giữ.

2. Tiếp nhận hàng hóa :

- Thông báo công khai, trung thực giá gửi hàng hóa đến khách hàng.

- Ghi chép đầy đủ, chính xác thông tin khách hàng vào Biên nhận gửi hàng. Trong tất cả mọi trường hợp còn lại phải ghi rõ Số điện thoại người gửi, ghi đầy đủ Họ tên người nhận và Số điện thoại người nhận. Công ty phát hiện Biên nhận ghi sai Quy định phạt 300.000đ/lần.

- Hướng dẫn, phổ biến khách hàng hiểu rõ các Quy định, Quy trình trong Bảng Quy định này.  

- Tự ấn định trị giá hàng hóa vào sau mục tên hàng trên phần mềm nếu khách không kê khai. Khi xảy ra thất lạc mất mát Công ty sẽ bồi thường theo trị giá đó. Lãnh đạo đơn vị phải hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt thao tác này, trường hợp xảy ra thất lạc mất mát mà không có trị giá để bồi thường dẫn đến khách hàng khiếu kiện, lãnh đạo đơn vị đó phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

- Hàng hóa khách có kê trị giá phải yêu cầu khách cho kiểm tra và ký nêm phong ngay trước camera.

- Sử dụng băng keo màu đỏ để làm dấu hàng dễ vỡ, hàng cần bảo quản.

- Đối với hàng hóa là vật nuôi, kính, thủy tinh, đá hoa cương, hàng lạnh, trái cây, thức ăn khi tiếp nhận phải thông báo với khách Công ty chỉ bảo đảm vận chuyển đến nơi đúng thời gian, không bảo đảm hư bể, thối rữa, chết chóc. Trường hợp xảy ra sự cố, trạm phải hoàn toàn chịu trách nhiệm, tự thỏa thuận bồi thường với khách hàng, không đổ lỗi cho Công ty.

- Hàng thu hộ có giá trị từ 3.000.000đ trở lên phải thu thêm cước trị giá hàng hóa.

- Không nhận vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện nằm trong Danh mục cấm gửi.

- Đối với hàng hóa là chất lỏng, dễ vỡ, phải hướng dẫn khách hàng đóng gói để vận chuyển đảm bảo an toàn.

- Cuối ngày tổng kết đối chiếu doanh thu giữa các trạm, cấn trừ nợ cước, thu hộ, giao tận nơi.

3. Giao nhận hàng hóa với Tài xế Công ty:

- Giao nhận hàng hóa với Tài xế Công ty lên xuống xe tải phải bắn mã vạch đầy đủ, bắn chính xác từng mã, đủ số lượng. Khi máy bắn mã vạch bị hư trạm phải thao tác nhập tay. Khách gửi tiền hoặc gửi hàng có thu hộ phải yêu cầu khách cung cấp rõ họ tên người gửi người nhận.

- Đối với hàng hóa trị giá cao giao tài xế phải ghi biên bản bàn giao theo mẫu, yêu cầu tài xế ký nhận ghi rõ họ tên.

- Thông báo Tài xế tình trạng hàng dễ vỡ để Tài xế cẩn thận.

- Khi nhận hàng từ Tài xế nếu phát hiện hàng không phải của trạm mình phải trả lại ngay cho Tài xế. Trường hợp phát hiện sau đó phải cũng phải bắn mã vạch và chộp lại hình ảnh hàng hóa đó thông tin lên Zalo Gia đình Tô Châu, liên hệ các trạm trả hàng về đúng nơi trong thời gian sớm nhất.

- Phát hiện vật nuôi chết phải để nguyên con vật nuôi và thông báo ngay cho khách hàng hướng xử lý.

- Phát hiện hàng bị thất lạc nhanh chóng thông báo lên Zalo Gia đình Tô Châu và liên hệ các trạm cùng tuyến đường để phối hợp tìm lại.

- Phát hiện hàng hóa hư hỏng, biến dạng, rách ướt bao bì trạm phải có trách nhiệm khắc phục nhanh, phục hồi hình dạng nếu có thể hoặc tìm bao bì khác thay thế cho khách hàng.

- Trường hợp không thể phục hồi hoặc không tìm lại được hàng phải lập BIÊN BẢN HƯ HỎNG THẤT LẠC HÀNG HÓA theo mẫu sau đó Báo cáo tổng đài 19007076 để phối hợp giải quyết theo tinh thần quy định này.

- Tuân thủ các Thông báo, Quy định, Quyết định Công ty ban hành.

4. Trả hàng cho khách:

- Kiểm tra thông tin người nhận phải trùng khớp với chứng từ. Trường hợp nhận dùm nhân viên giao hàng phải sử dụng điện thoại Công ty xác nhận lại với người nhận trên chứng từ. Khi cho khách ký nhận hàng phải ghi lại chính xác số CMND, địa chỉ trên CMND.

- Đối với khách đi nhận tiền, hàng thu hộ, hàng trị giá, xe phải có CMND chính chủ.

- Nhắn tin và liên hệ khách ra nhận hàng hóa. Trường hợp hàng lạnh, xe gắn máy, vật nuôi, những hàng dễ hư hỏng không để lâu, trạm phải liên hệ khách hàng ra nhận sớm nhất có thể. Khi giao hàng hoặc giao tiền ghi lại thông tin pháp lý của người nhận và cho ký nhận lên bảng kê. 

- Đối với hàng thu hộ khách hàng ra nhận chậm trễ, trạm phải có trách nhiệm liên hệ người Gửi thông báo về sự việc đang diễn ra.

- Nhân viên Giao hàng tận nơi trước khi đi phải kiểm tra hàng hóa đầy đủ theo bảng kê, sắp xếp tuyến đường hợp lý. Liên hệ trước với khách nhận thời gian giao hàng. Khi giao hàng phải cho khách ký nhận lên bảng kê. Trường hợp có thu hộ mà không giao được phải thông báo ngay cho người gửi.

Điều 05: Trách nhiệm của Tài xế :

1. Chuyển hàng từ trạm lên xe:

- Chỉ đạo phụ xế sắp xếp hàng hóa lên xe hợp lý theo tuyến đường, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi vận chuyển.

- Lái xe an toàn, không phóng nhanh vượt ẩu.

- Nhận hàng trị giá phải kiểm tra nêm phong, đối chiếu ký nhận Bảng kê với trạm.

2. Chuyển hàng đến trạm:

- Phải tự tay bắn mã vạch khi chuyển hàng xuống trạm, bắn chính xác mã hàng của trạm.

3. Tuân thủ Hợp đồng và Quy định lái xe

Điều 06: Danh mục vật phẩm cấm gửi:

1. Các chất ma túy và chất kích thích thần kinh.
2. Hung khí, vũ khí đạn dược, trang thiết bị kỹ thuật quân sự.
3. Các loại văn hóa phẩm đồi trụy, phản động, ấn phẩm, tài liệu nhầm phá hoại trật tự công cộng chống lại Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
4. Các loại vật phẩm hàng hóa mà pháp luật Việt Nam cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu, nhập khẩu theo danh mục Ban hành kèm theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20 tháng 11 năm 2013 của Chính phủ và danh mục Ban hành kèm theo Nghị định số 59/2006/NĐ-CP  ngày 12 tháng 6 năm 2006 của Chính phủ.
5. Các loại bò sát: Trăn, rắn, rồng đất, kì nhông, rùa, baba, cua đinh.
6. Thuốc lá các loại dù là nội hay ngoại nhập.

Điều 07: Quy trình giải quyết khiếu nại

1. Tiếp nhận khiếu nại:

- Khách khiếu nại phải có Biên nhận khiếu nại hợp lệ như Điều 01.

- Xác minh khiếu nại, ghi Biên bản tiếp nhận khiếu nại.

- Hẹn khách giải quyết sau 10 ngày.

- Báo cáo tổng đài xin ý kiến giải quyết.

2. Giải quyết khiếu nại và bồi thường:

- Căn cứ vào Biên nhận gửi hàng.

- Căn cứ Biên bản tiếp nhận khiếu nại.

- Căn cứ Biên bản hư hỏng thất lạc hàng hóa. 

- Căn cứ các nội dung trong Quy định này.

- Trường hợp hàng hư hỏng hai bên cùng thông qua hình thức thoả thuận và thương lượng bồi thường phù hợp với giá trị hàng hóa đã kê khai.

- Trường hợp hàng thất lạc mất mát bồi thường 100% trị giá hàng hóa được kê khai trên Biên nhận gửi hàng. 

- Đối với những hàng hóa không kê khai trị giá Công ty bồi thường 10 lần cước phí cho mọi trường hợp.

3. Từ chối khiếu nại.

Công ty sẽ từ chối khiếu nại một trong các trường hợp sau.

1. Bên khiếu nại không phải là người trực tiếp gửi hàng.
2. Bằng chứng liên quan đến khiếu nại không thể hiện rõ và đầy đủ nội dung.
3. Bên khiếu nại không có Biên nhận khiếu nại hợp lệ.
4. Từ chối bồi thường:

Công ty sẽ không bồi thường một trong các trường hợp hàng hóa hư hỏng mất mát sau :

1. Do thiên tai, hỏa hoạn.
2. Do bên khiếu nại không thực hiện theo hướng dẫn của bên cung ứng dịch vụ như: Bảo hiểm, bảo quản, đóng kiện, đóng gói an toàn khi gửi hàng dễ bị vỡ, dễ bị suy suyển...
3. Bị cơ quan chức năng có thẩm quyền thu giữ.
4. Do lỗi của bên khiêu nại hoặc đối tác của bên khiếu nại.
5. Hàng hóa là đối tượng đang trong quá trình điều tra của Cơ quan Công an.
6. Hàng hóa đang là tang chứng vật chứng trong các vụ án do cơ nhà thẩm quyền đang thụ lý.

Điều 08: Tổ chức thực hiện

Lãnh đạo các đơn vị chi nhánh trực thuộc, đơn vị Liên kết Công ty CP TM XNK Tô Châu truyền đạt, hướng dẫn nhân viên trực thuộc thực hiện tốt Quy định này.

                                                                                                                                                                    TPHCM ngày 02 tháng 01 năm 2016

                                                                                                                                                                           GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

                                                                                                                                                                                  LÊ MINH HƯNG